Fachartikel Unternehmensregister

Von Dr. Benjamin Hampf und Sebastian Heimann

Im Hessischen Statistischen Landesamt werden seit August 2019 die Bekanntmachungen des elektronischen Handelsregisters systematisch ausgewertet, um die Qualität und Aktualität der Daten des statistischen Unternehmensregisters zu steigern. Der Fokus dieses Digitalisierungsprojektes liegt dabei auf einer möglichst weitgehenden Automatisierung der Informationsverarbeitung. Dieser Fachartikel stellt die Methodik und Ergebnisse des neuen Workflows vor, zeigt Möglichkeiten und Grenzen einer solchen Automatisierung auf und gibt einen Ausblick auf geplante Erweiterungen zur Entlastung der Berichtspflichtigen der amtlichen Statistik.

1. Einleitung
2. Multiquellenverarbeitung im statistischen Unternehmensregister
3. Verarbeitung von EHUG-Informationen
4. Fallzahlen der EHUG-Verarbeitung
5. Fazit und Ausblick

1. Einleitung

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen sowie die Nutzung von Verwaltungsdaten sind gegenwärtig zwei der wichtigsten Themen der amtlichen Statistik. Neben der Realisierung von Aktualitäts- und Qualitätsgewinnen sowie einer Vereinfachung der Datenverarbeitung wird hierdurch die Entlastung von Berichtspflichtigen zu statistischen Erhebungen angestrebt. Die Nutzung bereits verfügbarer Verwaltungsdaten erlaubt es, Primärerhebungen zu reduzieren oder ganz auf diese zu verzichten. Durch die konsequente Umsetzung dieses „Once-Only“-Prinzips können Effizienzgewinne realisiert und Bürokratiekosten gesenkt werden.

Das statistische Unternehmensregister (URS) ist ein zentrales Element der amtlichen Statistik, da es als Auswahlgrundlage und Datenbank für einen Großteil der wirtschafts-, energie- und umweltstatistischen Erhebungen dient. Seit August 2019 werden im Hessischen Statistischen Landesamt (HSL) die Bekanntmachungen des elektronischen Handels- und Genossenschaftsregisters (EHUG) ausgewertet, um die Aktualität und Qualität des URS zu steigern. Aufbauend auf ersten Arbeiten im Statistischen Verbund zur Nutzung von Handelsregisterdaten (siehe Schneider 2019) liegt der Fokus auf einer möglichst weitgehenden Automatisierung der Verarbeitung der EHUG-Daten. Diese Verarbeitung basiert zum einen auf einer präzisen, qualitätsgesicherten Identifikation relevanter Änderungen sowie potentieller Neuaufnahmen für das URS. Zum anderen auf der Nutzung von Schnittstellen zur automatisierten Übertragung der Informationen.

Dieser Fachartikel ist wie folgt aufgebaut: Kapitel 2 gibt einen Überblick über das URS und seine externen Datenquellen. Kapitel 3 geht auf die EHUG-Daten sowie auf deren Verarbeitung vor Einführung des neuen Workflows ein. Der neue Workflow wird vorgestellt und das Spannungsfeld zwischen dem Einsatz solcher neuer Verfahren und den hohen Qualitätsanforderungen der amtlichen Statistik aufgezeigt. Kapitel 4 gibt einen konkreten Einblick in den Erkenntnisgewinn durch den neuen Workflow. Der Fachartikel schließt in Kapitel 5 mit einer Darstellung geplanter Erweiterungen sowie einem Fazit zur Einführung der EHUG-Verarbeitung im HSL.

2. Multiquellenverarbeitung im statistischen Unternehmensregister

Das URS ist eine Datenbank mit Kennzahlen zu Unternehmen und Betrieben in Deutschland, die gemeinsam durch die Statistischen Ämter des Bundes und der Länder laufend aktualisiert, betrieben und gepflegt wird. Gemäß dem sogenannten Sitzlandprinzip ist dabei das Land – und damit das jeweils zuständige Statistische Landesamt – für die Pflege der Einheit verantwortlich, in dem ein Unternehmen seinen Sitz bzw. ein Betrieb seinen Standort hat. Das URS enthält für jede Einheit detaillierte Informationen von Adress- und Firmierungsangaben über Umsatz- und Beschäftigtenzahlen bis hin zu Strukturinformationen von Unternehmensgruppen (für eine ausführliche Übersicht des URS siehe Sturm und Tümmler 2006)¹⁾.

Das URS besteht aus drei miteinander verbundenen Teilregistern. Im administrativen Register werden die Lieferungen der externen Datenquellen abgelegt und verarbeitet. Im Kernregister werden alle relevanten Einheiten und deren Merkmale geführt, während im Erhebungsregister die Berichtskreise und weitere Informationen (bspw. zu Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern) der statistischen Erhebungen gespeichert sind.²⁾

Abbildung 1

Aktuelle und qualitätsgesicherte Informationen des Kernregisters sind dabei für die Fachstatistiken bzw. deren Erhebungen entscheidend, da auf Basis dieser Daten die Berichtskreise erstellt, ggf. eine Stichprobenauswahl ermittelt sowie Angaben zur Firmierung und Anschrift zum Versand und der Eingangskontrolle der Erhebungsunterlagen bereitgestellt werden.

Darüber hinaus ist das URS auch Grundlage eigenständiger Auswertungen (u. a. zur Zahl von Unternehmen und Beschäftigten). Da hierbei insbesondere auch ein Fokus auf tiefgegliederten, regionalen Ergebnissen liegt, sind präzise Angaben des Kernregisters zur korrekten Ergebnisdarstellung notwendig.

Datengrundlagen des URS sind externe Quellen, die Verwaltungsdaten, kommerzielle Anbieter und weitere Register der amtlichen Statistik umfassen. Die Lieferung dieser Daten und deren Verarbeitung erfolgt je nach Quelle monatlich bzw. jährlich.

Abbildung 2 stellt die externen Datenquellen sowie deren Verarbeitungszyklen im URS dar. Jährlich verarbeitet werden Informationen zu Verflechtungen zwischen Unternehmen im Rahmen der Unternehmensgruppenlieferung, Daten der Handwerkskammern, Angaben zu öffentlichen Unternehmen durch das Berichtskreismanagement³⁾ sowie zu Betrieben der Agrarstatistiken.

Abbildung 2

Eine monatliche Lieferung und Verarbeitung der Daten erfolgt für die Angaben der Bundesagentur für Arbeit (BA) sowie für die Steuerdaten der Oberfinanzdirektionen (OFD). Aufgrund der Zeitdauer, die die Verwaltungsdatenhalter BA und OFD für die Bearbeitung und Qualitätssicherung ihrer Daten benötigen, stehen diese erst mit einem zeitlichen Verzug (Timelag) von zwei Monaten für die Bearbeitung im URS zur Verfügung. Durch den neuen, automatisierten Workflow kann die Datenbereitstellung um mindestens einen Monat vorgezogen werden⁴⁾.

3. Verarbeitung von EHUG-Informationen

Das Handelsregister wird – ebenso wie das Genossenschafts-, das Partnerschafts- und das Vereinsregister – seit 2007 elektronisch geführt⁵⁾. In diesen Registern speichern die Landesjustizverwaltungen Informationen zu Einheiten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Eintragung verpflichtet bzw. berechtigt sind. Dies sind für Hessen ein Drittel der ca. 380.000 aktiven Einheiten des URS und mehr als die Hälfte der ca. 35.000 Einheiten in Erhebungen. Die Bedeutung der Daten des Handelsregisters für das URS folgt aus der Rechtsverbindlichkeit der eingetragenen Angaben, die für keine andere Datenquelle gegeben ist. Darüber hinaus stehen die Daten bzw. Änderungen der Registereinträge nahezu ohne Zeitverzug zur Verfügung.

Hinsichtlich der Inhalte der Registerinformationen sind dabei Indexdaten, die den Vollauszug des jeweiligen Registers umfassen, und Bekanntmachungen, die Informationen zu Veränderungen an Registereinheiten beinhalten, abzugrenzen. Die Indexdaten umfassen identifizierende Merkmale zu Registernummer, -art und -ort sowie Hilfsmerkmale wie die Firmierung und Adresse der Einheit. Die Bekanntmachungen umfassen darüber hinaus Änderungen von Strukturangaben (z. B. zu Verschmelzungen, Geschäftsaufgaben) und weitere Informationen (z. B. Namen von Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern). Aufgrund des größeren Informationsgehalts erfolgt eine Nutzung der Registerbekanntmachungen für die EHUG-Verarbeitung.

Vor der Einführung des automatisierten EHUG-Workflows im HSL erfolgte die Verarbeitung der EHUG-Informationen nur fallweise und ausschließlich manuell. Abbildung 3 stellt den Ablauf der Verarbeitung schematisch dar. Zur Prüfung von Informationen, die seitens externer Quellen oder als Rückmeldungen aus den Erhebungen im URS eingingen, erfolgte ein manueller Abgleich mit den Angaben im Register. Anschließend wurde der verifizierte Änderungsbedarf im URS händisch umgesetzt.

Abbildung 3

Die Nachteile dieses Prozesses sind direkt ersichtlich: Es erfolgte keine systematische Auswertung von EHUG-Informationen, so dass diese nicht oder nur zu einem deutlich späteren Zeitpunkt als dem Eintragungsdatum in das URS übernommen wurden. Darüber hinaus erforderte die manuelle Prüfung einen erheblichen Zeitaufwand.

Um eine systematische und möglichst weitgehend automatisierte Verarbeitung der EHUG-Bekanntmachungen zur Gewinnung von Informationen für das URS zu ermöglichen, wurde im HSL ein neuer Workflow konzipiert und umgesetzt. Abbildung 4 stellt den Ablauf dieses Workflows dar.

Abbildung 4

Für die Datengewinnung des URS werden monatlich die EHUG-Bekanntmachungen der zurückliegenden 4 Wochen über einen Webclient heruntergeladen.⁶⁾ In diesen Bekanntmachungen liegen alle Informationen über Änderungen an den Unternehmen in Form von Bekanntmachungstexten ebenso wie das Datum der Eintragung vor. Die heruntergeladenen EHUG-Bekanntmachungen werden vor der weiteren Verarbeitung im Rahmen einer Qualitätssicherung bearbeitet (Zusammenfassung, Anpassung der Formatierung und Entfernung/Korrektur fehlerhafter Einträge)⁷⁾. Darüber hinaus wird ein aktueller Registerauszug aller aktiven hessischen Einheiten des URS exportiert, der u. a. Angaben zur Identifikationsnummer der Einheit im URS sowie dem EHUG-Identifikator enthält, um eine Zuordnung der URS-Einheiten zu den EHUG-Bekanntmachungen zu ermöglichen. Der EHUG-Identifikator setzt sich dabei aus dem Registergerichtsort sowie der Art und Nummer des Registers zusammen und ermöglicht eine eindeutige Identifikation von Einheiten.

Um für das URS relevante Informationen (z. B. Adressänderungen) von den nicht relevanten Informationen (z. B. Änderungen des Stammkapitals oder der Erteilung von Prokura) unterscheiden zu können, werden die EHUG-Bekanntmachungen auf spezielle Textpassagen durchsucht (Textmining). Diese präzise Textsuche filtert anhand vorgegebener Wörter bzw. Wortgruppen die Bekanntmachungen, so dass bedeutsame Änderungen identifiziert werden. Darüber hinaus werden mittels des Textminings die konkreten Geschäftsvorfälle (bspw. Adressänderungen) abgegrenzt. Da die Registergerichte bei den Eintragungen standardisierte Textvorgaben einhalten, kann das Textmining eindeutige Begriffe zur Identifizierung bedeutsamer Änderungen verwenden. Ein Abgleich mittels Ähnlichkeitsmaßen ist nicht notwendig.

Die EHUG-Bekanntmachungen werden anschließend mit den Daten des URS-Registerauszuges abgeglichen und gemeinsame Einheiten identifiziert. Dies geschieht mittels des EHUG-Identifikators, da dieser konstruierte Identifikator eindeutig und in beiden Datenquellen vorhanden ist. Im Rahmen regelmäßiger Qualitätssicherungsmaßnahmen erfolgt eine laufende Pflege und Aktualisierung der Bestandteile der EHUG-Identifikatoren im URS. Sobald eine eindeutige Identifizierung stattgefunden hat, wird der passenden Bekanntmachung die ID-Nummer aus dem URS zugeordnet. EHUG-Einheiten, denen keine URS-Einheit zugeordnet werden kann, sind potenzielle Neuaufnahmen für das URS.

Das Textmining sowie der Abgleich der EHUG- und URS-Einheiten wird mittels SAS⁸⁾ automatisiert durchgeführt. Die bedeutsamen Änderungen werden in Excel ausgegeben und in verschiedene Bearbeitungsarten eingeteilt. Etwa 2/3 dieser bedeutsamen Änderungen können durch Nutzung einer Schnittstelle für den Massenimport automatisch im URS umgesetzt werden. Hierbei handelt es sich um einfache Fälle, bei denen eine Sichtprüfung vor Einspielung der Importdateien zur Qualitätssicherung ausreichend ist. Beendigungen, Insolvenzen und Liquidationen werden ebenso wie Anschrifts- und Firmierungsänderungen automatisiert per Massenimport in das URS übernommen.

Der verbleibende Rest (ca. 1/3) der bedeutsamen Änderungen muss händisch bearbeitet werden, da diese Fälle zu komplex für eine Automatisierung sind. Die Komplexität ergibt sich u. a. daraus, dass für eine korrekte Verarbeitung andere externe Quellen hinzugezogen werden müssen. Diese Fälle umfassen Sitzverlegungen sowie strukturelle Veränderungen der Unternehmen wie Verschmelzungen und Rechtsformwechsel.

Tabelle 1 stellt die Geschäftsvorfälle, eine Auswahl der verwendeten Begriffe des Textminings sowie die Bearbeitungsart im HSL dar.

Tabelle 1

Bei der Umsetzung von Sitzverlegungen ist insbesondere zu prüfen, ob diese mit einer tatsächlichen Verlagerung von wirtschaftlicher Aktivität verbunden sind oder ob ggf. eine Trennung des Satzungs- und Verwaltungssitzes durchgeführt wurde.

Darüber hinaus sind Hinweise auf Veränderungen der Organkreise umsatzsteuerlicher Organschaften manuell zu prüfen und umzusetzen. Hierbei ist die händische Bearbeitung zwingend erforderlich, da die Zusammensetzung der Organkreise entscheidenden Einfluss auf die Umsatzschätzung für Organgesellschaften hat, deren eigene Umsätze den Finanzverwaltungen und damit dem URS nicht vorliegen. Da Organkreise insbesondere innerhalb von Unternehmensgruppen mit hohen Umsätzen gebildet werden, ist eine korrekte Abgrenzung der Organkreise zur Vermeidung der Ausweisung fehlerhafter Umsatzdaten unverzichtbar.

Nach Abschluss der Verarbeitung der bedeutsamen Änderungen im URS verbleibt eine Restmenge an Einheiten der EHUG-Bekanntmachungen, die nicht mit passenden URS-Einheiten verknüpft werden konnten. Diese stellen potentielle Neuaufnahmen, d. h. neue Unternehmen für das URS, dar. Einheiten mit Eintragungsgrund „Neueintragung“ und ohne Vorliegen bedeutsamer Änderungen stellen dabei „echte“ Neuaufnahmen dar. „Unechte“ Neueintragungen können u. a. aus der Sitzverlegung aus einem anderen Bundesland resultieren.

Die Neuaufnahme von Einheiten im URS ist analog zur Umsetzung der „einfachen“ Fälle der bedeutsamen Änderungen per Massenimport möglich. Neben den in den EHUG-Bekanntmachungen vorhandenen Angaben zu Firmierung, Adresse und Eintragungsdatum („Gründungsdatum“) sind darüber hinaus jedoch auch Angaben zur Einordnung der Einheit in die Klassifikation der Wirtschaftszweige (WZ) der amtlichen Statistik erforderlich. Die WZ-Klassifikation umfasst dabei eine 5-stellige Nummer, die den wirtschaftlichen Schwerpunkt einer Einheit kodiert. Diese Klassifikation liegt in den Bekanntmachungstexten nicht direkt vor, kann jedoch auf Basis des Unternehmensgegenstandes⁹⁾ ermittelt werden. Hierzu wurde im Rahmen der Programmierungen für den EHUG-Workflow ein Klassifikationsalgorithmus erstellt, der den Gegenstandstext mit einem Stichwortverzeichnis der WZ-Klassifikationen abgleicht und den besten Treffer als WZ-Nummer für die Neuaufnahme vergibt.

Da die so erhaltenen WZ jedoch aufgrund der fehlenden Angaben zu wirtschaftlichen Schwerpunkten nur wenig belastbar sind, werden die EHUG-Neuaufnahmen als vorläufige Neuaufnahmen in das URS eingespielt. Nach Bestätigung oder Korrektur des WZ durch weitere externe Quellen oder Erhebungen, wird das Kennzeichen einer vorläufigen Neuaufnahme entfernt.

Vorteil einer Generierung von Neuaufnahmen aus EHUG-Bekanntmachungen ist neben dem Aktualitätsgewinn die Möglichkeit, auch Einheiten ohne Belieferung aus anderen externen Quellen im URS zu führen. Dies betrifft vor allem Beteiligungsgesellschaften, um die das Kernregister des URS erweitert werden kann.

4. Fallzahlen der EHUG-Verarbeitung

Im HSL werden die EHUG-Bekanntmachungen seit August 2019 systematisch ausgewertet, nachdem im Rahmen einer Machbarkeitsstudie im Juni und Juli 2019 zunächst die grundsätzliche Umsetzbarkeit geprüft sowie die Programmierung in SAS durchgeführt wurden. In der ersten Phase bis Juni 2020 konzentrierte sich die Verarbeitung zunächst auf die bedeutsamen Änderungen an URS-Einheiten. Die monatliche Verarbeitung umfasst dabei im Durchschnitt knapp 5000 Bekanntmachungen.

Abbildung 5

Wie Abbildung 5 zeigt, stieg seit dem Einführungszeitpunkt die Zahl der Änderungen leicht auf durchschnittlich 1300 Änderungen pro Monat an. Gründe für den Anstieg sind zum einen eine kontinuierliche Verbesserung der Begriffsabgrenzungen des Textmining, zum anderen die seit Juli 2020 durchgeführte Gewinnung von Neuaufnahmen aus der EHUG-Verarbeitung. Da hierdurch auch die Zahl an Einheiten mit EHUG-Identifikator im URS steigt, folgt eine größere Zahl zu verarbeitender Änderungen. Im Schnitt werden dabei ca. 800 Neuaufnahmen pro Monat gewonnen.

Tabelle 2

Wie die Tabelle 2 zeigt, erfolgt dabei eine Mehrheit der Neuaufnahmen in den WZ-Abschnitten „K“, „L“ und „M“. In diese Abschnitte fallen insbesondere Verwaltungs- und Beteiligungsgesellschaften. 

Abbildung 6

Abbildung 6 stellt die Aufteilung der einzelnen bedeutsamen Änderungen an der Gesamtzahl der verarbeiteten Geschäftsvorfälle pro Monat dar. Die Kategorie „Mehrfach“ umfasst dabei Fälle, bei denen mindestens zwei der beschriebenen bedeutsamen Änderungen gleichzeitig auftreten. Den größten Anteil an bedeutsamen Änderungen machen Adressänderungen sowie Beendigungen und Liquidationen aus. Die hervorgehobenen Änderungen werden dabei automatisiert per Massenimport ins URS eingespielt.

5. Fazit und Ausblick

Mit der Einführung einer systematischen Verarbeitung der Informationen der EHUG-Bekanntmachungen konnte eine Steigerung der Aktualität und Qualität des URS realisiert werden. Die Automatisierung der Verarbeitung führt neben Qualitätsgewinnen für das URS auch zu geringeren Arbeitsaufwänden.

Relevante Änderungen können mit einem deutlich geringeren Timelag umgesetzt werden. Hierdurch stehen wichtige Informationen für die statistischen Erhebungen, deren Grundlage das URS ist, noch zeitnaher zur Verfügung.

Grenzen der Digitalisierungsmöglichkeiten ergeben sich bei Änderungen, die eine hohe Komplexität aufweisen und ggf. erhebliche Auswirkungen auf die Ergebnisse des URS haben. Die hiermit verbundenen Entscheidungsbedarfe und Qualitätssicherungsaufgaben machen weiterhin eine manuelle Bearbeitung nötig.

Aktuelle Weiterentwicklungen der Verarbeitung der EHUG-Bekanntmachungen im HSL befassen sich insbesondere mit der Nutzung von Informationen, die zur Entlastung von Berichtspflichtigen führen. Hierzu zählt insbesondere die Identifikation von Vorständen und Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern aus den Bekanntmachungstexten. Die Grundlagen hierfür wurden bereits geschaffen. Das HSL setzt sich neben dieser Erweiterung des URS auch für die verbundweite Einführung der automatisierten EHUG-Verarbeitung in der amtlichen Statistik in Deutschland ein.
 

Hinweise/Fußnoten

1) Die Registerkopie des URS, in der jährlich mit Stand 30.09. alle Merkmale des URS erfasst und exportiert werden, weist für das Berichtsjahr 2019 135 Merkmale für Unternehmen im URS aus.

2) Mit Einführung des URS wurde ein Relevanzkonzept umgesetzt, nach dem nur Einheiten, die vorgeschriebene Schwellwerte zu Umsatz und/oder Beschäftigtenzahl überschreiten, in das Kernregister aufgenommen werden. Vor dem Hintergrund neuer Anforderungen, wie der vollständigen Abgrenzung von Unternehmensgruppen, wurde diese Anforderung eingeschränkt und wird auch bei der Gewinnung von Neuaufnahmen im Rahmen des neuen EHUG-Workflows nicht berücksichtigt.

3) Die Datenbereitstellung erfolgt dabei für Einheiten, die in den Registern der Justizverwaltungen geführt werden und in den EHUG-Bekanntmachungen vorliegen. Die Datenlieferungen der BA und der OFD können jedoch nicht vollständig ersetzt werden, da diese zum einen zusätzliche Merkmale (wie Angaben zu Beschäftigten und Umsätzen) beinhalten und zum anderen auch Einheiten, die nicht in den Registern eingetragen sind, umfassen.

4) Im Rahmen des Berichtskreismanagements werden Daten zu öffentlichen Unternehmen und Einrichtungen aus dem Gemeinsamen Verbundsystem der Finanz- und Personalstatistiken (FiPS) im URS verarbeitet.

5) Die Abkürzung EHUG für elektronisches Handels- und Genossenschaftsregister umfasst im Sinne der EHUG-Verarbeitung alle Register, d. h. auch das Vereins- sowie das Partnerschaftsregister.

6) Der Webclient entspricht der von Schneider (2019) beschriebenen Anwendung.

7) Die EHUG-Bekanntmachungen sind im gemeinsamen Registerportal der Länder öffentlich zugängig.

8) SAS (Statistical Analysis Systems) ist ein US-amerikanisches Unternehmen, das eine gleichnamige, kommerzielle Software zur Datenanalyse anbietet. Die amtliche Statistik nutzt dieses Programm zur Datenverarbeitung.

9) Im Unternehmensgegenstand wird die Tätigkeit des Unternehmens in Textform festgehalten.

Literatur:

SCHNEIDER, Volker, 2019. Digitalisierung in der amtlichen Statistik – Nutzung von Verwaltungsdaten: Integration von Daten des elektronischen Handelsregisters zur Qualitätssicherung im statistischen Unternehmensregister. In: Statistisches Monatsheft Baden-Württemberg. 5, S. 28-31. ISSN 1612-4278

STURM, Roland., TÜMMLER, Thorsten, 2006. Das statistische Unternehmensregister: Entwicklungsstand und Perspektiven. In: Wirtschaft und Statistik. 10, S. 1021-1036. ISSN 1619-2907