3. Verarbeitung von EHUG-Informationen

Das Handelsregister wird – ebenso wie das Genossenschafts-, das Partnerschafts- und das Vereinsregister – seit 2007 elektronisch geführt1). In diesen Registern speichern die Landesjustizverwaltungen Informationen zu Einheiten, die aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Eintragung verpflichtet bzw. berechtigt sind. Dies sind für Hessen ein Drittel der ca. 380.000 aktiven Einheiten des URS und mehr als die Hälfte der ca. 35.000 Einheiten in Erhebungen. Die Bedeutung der Daten des Handelsregisters für das URS folgt aus der Rechtsverbindlichkeit der eingetragenen Angaben, die für keine andere Datenquelle gegeben ist. Darüber hinaus stehen die Daten bzw. Änderungen der Registereinträge nahezu ohne Zeitverzug zur Verfügung.

Infobox – Aufbau und Inhalt der Register der Landesjustizverwaltungen
Das Handelsregister besteht aus zwei Abteilungen (A und B). Einzelunter-nehmen,Personengesellschaftenund rechtsfähige wirtschaftlicheVereine werden in Abteilung A geführt, während Abteilung B die Kapitalgesellschaften (z.B. Aktiengesellschaften und GmbHs) umfasst. Im Genossenschaftsregister finden sich die eingetragenen Genossenschaften, im Partnerschaftsregisterdie Partnerschaften (Zusammenschlüsse von Angehörigen freier Berufe) und im Vereinsregister die Vereine, die nicht im Handelsregister eingetragen sind.

Hinsichtlich der Inhalte der Registerinformationen sind dabei Indexdaten, die den Vollauszug des jeweiligen Registers umfassen, und Bekanntmachungen, die Informationen zu Veränderungen an Registereinheiten beinhalten, abzugrenzen. Die Indexdaten umfassen identifizierende Merkmale zu Registernummer, -art und -ort sowie Hilfsmerkmale wie die Firmierung und Adresse der Einheit. Die Bekanntmachungen umfassen darüber hinaus Änderungen von Strukturangaben (z. B. zu Verschmelzungen, Geschäftsaufgaben) und weitere Informationen (z. B. Namen von Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern). Aufgrund des größeren Informationsgehalts erfolgt eine Nutzung der Registerbekanntmachungen für die EHUG-Verarbeitung.

Vor der Einführung des automatisierten EHUG-Workflows im HSL erfolgte die Verarbeitung der EHUG-Informationen nur fallweise und ausschließlich manuell. Abbildung 1 stellt den Ablauf der Verarbeitung schematisch dar. Zur Prüfung von Informationen, die seitens externer Quellen oder als Rückmeldungen aus den Erhebungen im URS eingingen, erfolgte ein manueller Abgleich mit den Angaben im Register. Anschließend wurde der verifizierte Änderungsbedarf im URS händisch umgesetzt.

Schematische Darstellung der bisherige Verarbeitung von EHUG-Daten

Die Nachteile dieses Prozesses sind direkt ersichtlich: Es erfolgte keine systematische Auswertung von EHUG-Informationen, so dass diese nicht oder nur zu einem deutlich späteren Zeitpunkt als dem Eintragungsdatum in das URS übernommen wurden. Darüber hinaus erforderte die manuelle Prüfung einen erheblichen Zeitaufwand.

Um eine systematische und möglichst weitgehend automatisierte Verarbeitung der EHUG-Bekanntmachungen zur Gewinnung von Informationen für das URS zu ermöglichen, wurde im HSL ein neuer Workflow konzipiert und umgesetzt. Abbildung 2 stellt den Ablauf dieses Workflows dar.

Schematische Abbildung zum EHUG Workflow

Für die Datengewinnung des URS werden monatlich die EHUG-Bekanntmachungen der zurückliegenden 4 Wochen über einen Webclient heruntergeladen2). In diesen Bekanntmachungen liegen alle Informationen über Änderungen an den Unternehmen in Form von Bekanntmachungstexten ebenso wie das Datum der Eintragung vor. Die heruntergeladenen EHUG-Bekanntmachungen werden vor der weiteren Verarbeitung im Rahmen einer Qualitätssicherung bearbeitet (Zusammenfassung, Anpassung der Formatierung und Entfernung/Korrektur fehlerhafter Einträge)3). Darüber hinaus wird ein aktueller Registerauszug aller aktiven hessischen Einheiten des URS exportiert, der u. a. Angaben zur Identifikationsnummer der Einheit im URS sowie dem EHUG-Identifikator enthält, um eine Zuordnung der URS-Einheiten zu den EHUG-Bekanntmachungen zu ermöglichen. Der EHUG-Identifikator setzt sich dabei aus dem Registergerichtsort sowie der Art und Nummer des Registers zusammen und ermöglicht eine eindeutige Identifikation von Einheiten.

Um für das URS relevante Informationen (z. B. Adressänderungen) von den nicht relevanten Informationen (z. B. Änderungen des Stammkapitals oder der Erteilung von Prokura) unterscheiden zu können, werden die EHUG-Bekanntmachungen auf spezielle Textpassagen durchsucht (Textmining). Diese präzise Textsuche filtert anhand vorgegebener Wörter bzw. Wortgruppen die Bekanntmachungen, so dass bedeutsame Änderungen identifiziert werden. Darüber hinaus werden mittels des Textminings die konkreten Geschäftsvorfälle (bspw. Adressänderungen) abgegrenzt. Da die Registergerichte bei den Eintragungen standardisierte Textvorgaben einhalten, kann das Textmining eindeutige Begriffe zur Identifizierung bedeutsamer Änderungen verwenden. Ein Abgleich mittels Ähnlichkeitsmaßen ist nicht notwendig.

Die EHUG-Bekanntmachungen werden anschließend mit den Daten des URS-Registerauszuges abgeglichen und gemeinsame Einheiten identifiziert. Dies geschieht mittels des EHUG-Identifikators, da dieser konstruierte Identifikator eindeutig und in beiden Datenquellen vorhanden ist. Im Rahmen regelmäßiger Qualitätssicherungsmaßnahmen erfolgt eine laufende Pflege und Aktualisierung der Bestandteile der EHUG-Identifikatoren im URS. Sobald eine eindeutige Identifizierung stattgefunden hat, wird der passenden Bekanntmachung die ID-Nummer aus dem URS zugeordnet. EHUG-Einheiten, denen keine URS-Einheit zugeordnet werden kann, sind potenzielle Neuaufnahmen für das URS.

Das Textmining sowie der Abgleich der EHUG- und URS-Einheiten wird mittels SAS4) automatisiert durchgeführt. Die bedeutsamen Änderungen werden in Excel ausgegeben und in verschiedene Bearbeitungsarten eingeteilt. Etwa 2/3 dieser bedeutsamen Änderungen können durch Nutzung einer Schnittstelle für den Massenimport automatisch im URS umgesetzt werden. Hierbei handelt es sich um einfache Fälle, bei denen eine Sichtprüfung vor Einspielung der Importdateien zur Qualitätssicherung ausreichend ist. Beendigungen, Insolvenzen und Liquidationen werden ebenso wie Anschrifts- und Firmierungsänderungen automatisiert per Massenimport in das URS übernommen.

Der verbleibende Rest (ca. 1/3) der bedeutsamen Änderungen muss händisch bearbeitet werden, da diese Fälle zu komplex für eine Automatisierung sind. Die Komplexität ergibt sich u. a. daraus, dass für eine korrekte Verarbeitung andere externe Quellen hinzugezogen werden müssen. Diese Fälle umfassen Sitzverlegungen sowie strukturelle Veränderungen der Unternehmen wie Verschmelzungen und Rechtsformwechsel.
Tabelle 1 stellt die Geschäftsvorfälle, eine Auswahl der verwendeten Begriffe des Textminings sowie die Bearbeitungsart im HSL dar.

Übersicht zu EHUG-Geschäftsvorfällen
Geschäftsvorfall Begriffe (Textmining) - Auswahl Bearbeitungsart (HSL)
Beendigung “Die Firma ist erloschen“ Automatisch per Massenimport
Liquidation “Liquidator“ Automatisch per Massenimport
Insolvenz “Insolvenzverfahren eröffnet“ Automatisch per Massenimport
Sitzverlegung “Der Sitz ist nach“ Manuelle Bearbeitung
Verschmelzung “Übertragender Rechtsträger“  Manuelle Bearbeitung
Organschaft “Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag“ Manuelle Bearbeitung
Adressänderung “Geschäftsanschrift:“ Automatisch per Massenimport
Firmierungsänderung “Firma geändert“ Automatisch per Massenimport
Rechtsformwechsel “Formwechsel“ Manuelle Bearbeitung
Tabelle 1

Bei der Umsetzung von Sitzverlegungen ist insbesondere zu prüfen, ob diese mit einer tatsächlichen Verlagerung von wirtschaftlicher Aktivität verbunden sind oder ob ggf. eine Trennung des Satzungs- und Verwaltungssitzes durchgeführt wurde.

Infobox — Trennung von Satzungs- und Verwaltungssitz

Mit Einführung des Gesetzes zur Modernisierung des GmbH-Rechts und zur Bekämpfung von Missbräuchen (MoMiG) im Jahr 2008 ist es für Unternehmen möglich, Satzungs- und Verwaltungssitz voneinander zu trennen. Die Eintragung einer Sitzverlegung im Handelsregister kann daher auch die Trennung der Sitze umfassen. Im URS ist der Verwaltungssitz als Sitz der Geschäftsführung zu führen.

Darüber hinaus sind Hinweise auf Veränderungen der Organkreise umsatzsteuerlicher Organschaften manuell zu prüfen und umzusetzen. Hierbei ist die händische Bearbeitung zwingend erforderlich, da die Zusammensetzung der Organkreise entscheidenden Einfluss auf die Umsatzschätzung für Organgesellschaften hat, deren eigene Umsätze den Finanzverwaltungen und damit dem URS nicht vorliegen. Da Organkreise insbesondere innerhalb von Unternehmensgruppen mit hohen Umsätzen gebildet werden, ist eine korrekte Abgrenzung der Organkreise zur Vermeidung der Ausweisung fehlerhafter Umsatzdaten unverzichtbar.

Infobox – Umsatzsteuerliche Organschaften

Zur Vereinfachung der Umsatzsteuerzahlungen haben Unternehmensgruppen die Möglichkeit, Organkreise zu bilden, bei denen lediglich ein Unternehmen („Organträger“) als Steuerpflichtiger gegenüber der Finanzverwaltung auftritt. Die Umsätze weiterer Unternehmen („Organgesellschaften“), die finanziell, wirtschaftlich und organisatorisch in den Organträger eingegliedert sind, werden dem Organträger um Innenumsätze korrigiert zugerechnet.

Nach Abschluss der Verarbeitung der bedeutsamen Änderungen im URS verbleibt eine Restmenge an Einheiten der EHUG-Bekanntmachungen, die nicht mit passenden URS-Einheiten verknüpft werden konnten. Diese stellen potentielle Neuaufnahmen, d. h. neue Unternehmen für das URS, dar. Einheiten mit Eintragungsgrund „Neueintragung“ und ohne Vorliegen bedeutsamer Änderungen stellen dabei „echte“ Neuaufnahmen dar. „Unechte“ Neueintragungen können u. a. aus der Sitzverlegung aus einem anderen Bundesland resultieren.

Die Neuaufnahme von Einheiten im URS ist analog zur Umsetzung der „einfachen“ Fälle der bedeutsamen Änderungen per Massenimport möglich. Neben den in den EHUG-Bekanntmachungen vorhandenen Angaben zu Firmierung, Adresse und Eintragungsdatum („Gründungsdatum“) sind darüber hinaus jedoch auch Angaben zur Einordnung der Einheit in die Klassifikation der Wirtschaftszweige (WZ) der amtlichen Statistik erforderlich. Die WZ-Klassifikation umfasst dabei eine 5-stellige Nummer, die den wirtschaftlichen Schwerpunkt einer Einheit kodiert. Diese Klassifikation liegt in den Bekanntmachungstexten nicht direkt vor, kann jedoch auf Basis des Unternehmensgegenstandes5) ermittelt werden. Hierzu wurde im Rahmen der Programmierungen für den EHUG-Workflow ein Klassifikationsalgorithmus erstellt, der den Gegenstandstext mit einem Stichwortverzeichnis der WZ-Klassifikationen abgleicht und den besten Treffer als WZ-Nummer für die Neuaufnahme vergibt.

Da die so erhaltenen WZ jedoch aufgrund der fehlenden Angaben zu wirtschaftlichen Schwerpunkten nur wenig belastbar sind, werden die EHUG-Neuaufnahmen als vorläufige Neuaufnahmen in das URS eingespielt. Nach Bestätigung oder Korrektur des WZ durch weitere externe Quellen oder Erhebungen, wird das Kennzeichen einer vorläufigen Neuaufnahme entfernt.

Vorteil einer Generierung von Neuaufnahmen aus EHUG-Bekanntmachungen ist neben dem Aktualitätsgewinn die Möglichkeit, auch Einheiten ohne Belieferung aus anderen externen Quellen im URS zu führen. Dies betrifft vor allem Beteiligungsgesellschaften, um die das Kernregister des URS erweitert werden kann.

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1) Die Abkürzung EHUG für elektronisches Handels- und Genossenschaftsregister umfasst im Sinne der EHUG-Verarbeitung alle Register, d.h. auch das Vereins- sowie das Partnerschaftsregister. — 2) Der Webclient entspricht der von Schneider (2019) beschriebenen Anwendung. — 3) Die EHUG-Bekanntmachungen sind im gemeinsamen Registerportal der Länder öffentlich zugängig. — 4) SAS (Statistical Analysis Systems) ist ein US-amerikanisches Unternehmen, das eine gleichnamige, kommerzielle Software zur Datenanalyse anbietet. Die amtliche Statistik nutzt dieses Programm zur Datenverarbeitung. — 5) Im Unternehmensgegenstand wird die Tätigkeit des Unternehmens in Textform festgehalten.